Analisis Matriks USG Terhadap Retensi dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis di Puskesmas Sempu Banyuwangi

Abstract

The Puskesmas Sempu Banyuwangi has not carried out retention and destruction of medical record files since 2006. This has caused several problems, such as: staff having difficulty finding patient medical records and limited medical record storage space. This study aims to analyze and prioritize the factors causing the retention and destruction of medical records using the USG method. This research was a qualitative research. The research respondents were 3 medical recorders and the head of the Puskesmas. Data was collected through in-depth interviews and observation. The results showed that the officers did not have a minimum educational background of D3 medical records, there was no SOP for retention and destruction, there was no budget for retention and destruction, did not have a list of descriptions of the destruction of inactive medical record files, there was no medical record file rack, there was no schedule. retention to perform retention so that retention and destruction of inactive medical record files have not been implemented, there is no scanner or microfilm and there is no inactive medical record file destruction tool. USG analysis shows that education level is a problem and priority to be solved. This study provides suggestions, namely the addition of medical record officers with a minimum background of D3/D4 medical records, and providing training on retention and destruction of medical record files.

Keywords: medical record; retention; extermination

ABSTRAK

Puskesmas Sempu Banyuwangi belum pernah melaksanakan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis sejak tahun 2006. Hal tersebut menyebabkan beberapa permasalahan seperti: petugas kesulitan mencari rekam medis pasien dan tempat penyimpanan rekam medis yang terbatas. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan memprioritaskan faktor penyebab belum terlaksananya retensi dan pemusnahan rekam medis menggunakan metode USG. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif. Responden penelitian adalah 3 perekam medis dan kepala Puskesmas. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam dan observasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa petugas belum memiliki latar belakang pendidikan minimal D3 rekam medis, belum ada SOP retensi dan pemusnahan, belum adanya anggaran untuk retensi dan pemusnahan, belum memiliki daftar pertelaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif, tidak adanya rak berkas rekam medis, tidak terdapat jadwal retensi untuk melakukan retensi sehingga menyebabkan belum terlaksananya retensi dan pemusnahan berkas rekam medis inaktif, tidak terdapat scanner atau microfilm serta belum terdapat alat pemusnah berkas rekam medis inaktif. Analisis USG menunjukkan bahwa tingkat pendidikan menjadi permasalahan dan diprioritaskan untuk diselesaikan. Penelitian ini memberikan saran yaitu penambahan petugas rekam medis dengan latar belakang minimal D3/D4 rekam medis, dan memberikan pelatihan tentang retensi dan pemusnahan berkas rekam medis.

Kata kunci: rekam medis; retensi; pemusnahan