Strategi Optimalisasi Fungsi Kerja Filing terhadap Kejadian Misfile di RSU Bhakti Husada Krikilan Banyuwangi

Abstract

Misfile is one of the problems in medical records, both misplaced and missing files. So research is needed that aims to design and implement a strategy for optimizing the filing work function against misfile incidents. This study applied action research. Data was collected through interviews with the head of medical records and filing officers, observation, brainstorming, and documentation studies of misfile incidents. The results showed that the cause of the non-optimal filing work function in the misfile incident was the absence of a tracer in carrying out work and the filing officer's ignorance of the work procedures in the SPO and job description, so that the filing officer had not carried out the work in accordance with existing procedures. Based on these results, efforts had been made to design a tracer and re-socialize SPO and job descriptions to filing officers to reduce misfile incidents from the previous month. The results of the evaluation of the implementation of planned activities were that the number of incidents of misfiles had decreased.

Keywords: medical record; misfiles; filing

ABSTRAK

Misfile merupakan salah salah satu masalah dalam rekam medis, baik salah letak maupun berkas hilang. Maka diperlukan penelitian yang bertujuan merancang dan mengimplementasikan strategi optimalisasi fungsi kerja filing terhadap kejadian misfile. Studi ini menerapkan action research. Data dikumpulkan melalui wawancara kepada kepala rekam medis dan petugas filing, observasi, brainstorming, serta studi dokumentasi terhadap kejadian misfile. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penyebab tidak optimalnya fungsi kerja filing pada kejadian misfile adalah tidak adanya tracer dalam pelaksanaan kerja dan ketidaktahuan petugas filing akan prosedur-prosedur kerja yang ada di SPO serta job description, sehingga petugas filing belum melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang ada. Berdasarkan hasil tersebut, upaya yang dilakukan adalah merancang tracer serta melakukan sosialisasi kembali SPO dan job desription kepada petugas filing untuk menurunkan kejadian misfile dari bulan sebelumnya. Hasil evaluasi dari pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan adalah angka kejadian misfile mengalami penurunan.

Kata kunci: rekam medis; misfile; filing