Analisis Sistem Pengisian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap Rumah Sakit X di Jakarta

Abstract

One of the important parameters in assessing the quality of hospital services is the completeness of data and information in medical records, which is essential for smooth administration. This study was conducted to analyze the inpatient medical record filing system at Hospital X in Jakarta. This study used a mixed methods approach. The subjects were 95 inpatient medical records selected using simple random sampling from April to June 2023. Data were analyzed both quantitatively and qualitatively. The analysis revealed several factors hindering file completeness, including a lack of discipline among medical personnel, the lack of specialized training, the absence of a reward and punishment system, limited facilities and infrastructure, inadequate procedural socialization, and policy inconsistencies, as well as obstacles in the assembly process caused by a limited workforce. Only 32% of inpatient medical records were completed, with 68% having deficiencies. This study concluded that the medical record filing system at Hospital X in Jakarta is still not optimal due to issues with input and processing that are not running smoothly. Therefore, additional medical records personnel, training, incentives, and sanctions are needed to optimize medical record management.

Keywords: medical records; filling; inpatient

ABSTRAK

Salah satu parameter penting dalam menilai kualitas pelayanan rumah sakit adalah kelengkapan data dan informasi dalam rekam medis, yang sangat diperlukan untuk kelancaran administrasi. Penelitian ini dilakukan untuk menganalisis sistem pengisian berkas rekam medis pasien rawat inap Rumah Sakit X di Jakarta. Penelitian ini menggunakan pendekatan mixed methods. Subyek penelitian adalah 95 rekam medis pasien rawat inap pada bulan April sampai Juni 2023 yang dipilih dengan teknik simple random sampling. Data dianalisis, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Hasil analisis menunjukkan bahwa sejumlah faktor penghambat kelengkapan berkas seperti kurangnya disiplin tenaga medis, pelatihan khusus yang belum tersedia, belum adanya sistem reward dan punishment, keterbatasan sarana dan prasarana, sosialisasi prosedur yang kurang, dan ketidaksesuaian kebijakan serta hambatan dalam proses pelaksanaan assembling yang disebabkan oleh keterbatasan jumlah tenaga kerja. Hanya 32% dari berkas rekam medis pasien rawat inap yang terisi lengkap, dengan 68% mengalami kekurangan. Dari penelitian ini disimpulkan bahwa sistem pengisian berkas rekam medis Rumah Sakit X di Jakarta masih belum mencapai tingkat optimal karena masalah input dan proses pengisian yang belum berjalan dengan baik, sehingga diperlukan penambahan tenaga rekam medis, pelatihan, insentif dan sanksi dalam mengoptimalkan penyelenggaraan rekam medis.

Kata kunci: rekam medis; pengisian; rawat inap